Förberedelserna som gör din mässmedverkan till en framgångssaga!

Nästa säsong närmar sig med stormsteg och planeringen inför vårens mässor är i full gång! Därför bad vi Stockholm Fashion Districts projektledare Sofia Lidgren guida oss igenom tidslinjen från registrering till mässa, berätta vad som ingår i en monter och ta del av lite hemliga tips som gör dig till den populäraste utställaren på mässan.

Vad kan man förvänta sig på en mässa idag?
”På en mässa idag kan man förvänta sig snygga och kreativa montrar, intressanta event och seminarier, möjligheten att nätverka med kollegor i branschen och framförallt ett perfekt tillfälle att möta nya och framtida kunder på ett tidseffektivt sätt. Det är dock viktigt att komma ihåg att tiden på en mässa inte är obegränsad. Därför är det bra att noga planera sin tid och sätta rimliga mål för hur tiden ska användas. Fråga dig själv hur lång tid ett möte brukar ta? Hur kan du optimera tiden innan och efter mötet? Behöver du kanske ta in en extra resurs som kan hjälpa dig under hela eller delar av mässan? Håll motivationen och energin på topp genom att sätta upp mål för dig själv t.ex. att du ska få med dig fler leads/visitkort än tidigare mässor. Och kom ihåg att boka möten!”

Vad ingår oftast i en monter?
”Detta kan skilja sig lite beroende på mässa, men du hittar nästan alltid all information om detta i utställarinformationen eller på mässans hemsida. Under Fashion Week Trade ingår en svart matta, avskiljande vita väggar, viss belysning, en grenkontakt samt trådlöst nätverk. Vi hjälper också till att förvara ditt tomgods under mässan.”

Vad är en bra placering och hur får man en bra plats?
”En bra placering kan innebära olika saker beroende på vilken utställare man frågar, men att vara granne med starka varumärken med mycket kunder brukar vara populärt. Det är dock viktigt att fundera på vilket typ av flöde och arbetsmiljö som passar dig och dina kunder bäst. Är det viktigt att stå nära eventytor eller caféytor där flödet av människor är högt och möjligheten för spontanbesök är stor? Eller är ett lugnare hörn där man kan sitta ner i lugn och ro och arbeta ostört viktigare? Ett knep för att få en central placering är att skapa en attraktiv monter som ser trevlig ut för ögat och ger besökaren inspiration.”

Hur viktigt är det att boka möten?
”Superviktigt! Det är den viktigaste förberedelsen eftersom syftet med att ställa ut på mässa är att möta befintliga, nya och potentiella kunder för att göra affärer. Besökarna på plats under mässorna har ofta ett fullspäckat mötes- och eventschema så för att få den tiden du önskar med dina kunder rekommenderar vi att du i god tid bokar dina möten. Tiden när man passivt väntar på sin monteryta är förbi, idag blir en sådan säljare omsprungen av den som visar engagemang och omtanke om kunden och bokar en tid för ett möte de sedan är väl förberedda inför.”

Finns det nåra hemliga knep?
”Kom ihåg att all business inte sker i montern, utan passa på att utnyttja hela området, aktiviteter, seminarier och kvällsevent! Nätverka i kön till parkeringsautomaten, fråga personen framför dig i cafékön varför de är på plats? Och avslutningsvis, mitt bästa tips är att vara bjussig med din energi, bjud på snacks i montern och dela med dig av tips och råd.”

Tidsplanering inför vårens mässor:

När anmälan att medverka öppnar:
”Börja planera din medverkan direkt när anmälan att medverka öppnar, vilket brukar vara ungefär 5 månader innan mässan äger rum för att ha gott om tid att skapa de bästa förutsättningarna. Ett tips är att utvärdera dina tidigare mässor och marknadsaktiviteter för att se vad du kan ta med dig till nästa gång och vilka delar du kan utveckla och göra bättre. Inför modeveckan 3-8 februari så öppnar registreringen den 25 september och stänger den 25 oktober.”

Oktober:
”Nu kontaktar vi dig för att få en tydligare bild av ditt företag/varumärke och för att kunna planera din medverkan hos oss på bästa sätt. Nu är det också dags att planera vilken typ av marknadsföring du vill använda dig av för att kommunicera din medverkan under veckan. Stockholm Fashion District erbjuder dig som utställare möjligheten att presentera ditt varumärke både på ett informativt sätt via t.ex. annonser och banners samt ett mer personligt sätt genom att välja en Brand presentation page eller vara partner vid event och mycket annat roligt. Du hittar all information i vårt mediakit som finns tillgänglig på Stockholm Fashion Districts hemsida.”

November:
”I november är det dags att boka in kunder. Ta tillfället i akt att besöka och ringa både befintliga och framtida kunder för att få veta hur det fungerar denna säsong och prata om framtiden för att förbereda dig inför mötet på mässan. I november är det också dags att mer konkret börja planera sin monter. Kommer du ta med dig egen inredning? Eller vill du hyra och använda dig av externa monterbyggare?”

December:
”I December börjar planeringen bli helt klar! Du får information om programmet under modeveckan och kan nu bjuda med dina kunder och informera om alla aktiviteter så att deras upplevelse blir så trevlig och ger så stor affärsnytta som möjligt. I december får du ett förslag på monterplats och utställarinformation och du kan börja planera mer konkret hur du vill förmedla ditt varumärkes känsla och utryck i montern. Om du inte har något färdigt koncept så hjälper vi i Stockholm Fashion District dig gärna med flera olika lösningar och alternativ. Nu vill vi också ha underlaget för din beställda marknadsföring.

Januari & Februari
”Äntligen är det dags att köra igång och här kommer de sista tipsen för att se till att mässan blir lika bra som du har planerat den! Dubbelkolla så att du har osat för dina kollegor, kunder, gäster och dig själv till de festligheter, event och seminarier du vill gå på. Gå igenom din monterinredning en sista gång för att se så att du inte behöver köpa någon extra vas eller hyra någon mer klädhäst från mässans byggpartner. Avslutningsvis, kom ihåg att betala din faktura innan du flyttar in.”

Mars:
”Grattis till en väl genomförd mässa! Tack vare din planering och ditt engagemang har du nu inboxen fylld av ordar, plånboken svämmar över med visitkort och kalendern är fylld med spännande uppföljningsmöten!”

Önskar du tips på hur du bokar möten och tar hand om dina kunder på bästa sätt rekommenderar vi artikeln ”Så optimerar du din säljprocess inför en ny säsong” där säljproffset Vanessa Leporati ger sina bästa tips för att skapa nöjda kunder.