Så skapar du effektiva och enkla digitala möten!

Att digitala möten har blivit mer och mer populära är vi nog många som kan hålla med om. Det är ett personligt och enkelt sätt att hålla kontakt med en leverantör i Italien, systerkontoret i Göteborg eller varför inte ha kollektionsmöte digitalt? Under de senaste veckorna när fler än någonsin arbetar hemifrån på grund av coronapandemin har digitala möten blivit en viktig byggsten för att kunna fortsätta arbeta. Därför har vi sammanställt våra bästa tips för att skapa effektiva och bra digitala möten!

 Vill du boka ett digitalt möte med oss? Tveka inte att kontakta oss på info@stockholmfashiondistrict.se

 Lycka till!

  • Före mötet

Kom i tid:
Logga gärna in lite tidigare till mötet så att du hinner koppla upp dig och testa så att tekniken fungerar.

Stäng av telefon, mail och andra distraktioner:
Att hålla fokus och ha kontakt med alla deltagare i ett videomöte kan vara svårt, gör det inte svårare med distraktioner från omvärlden. Glöm inte att stänga av notiser på datorn så att du slipper irriterande pling för dina kollegor.

Placera dig framför en lämplig bakgrund:
Genom att sätta dig framför en neutral bakgrund, gärna mot en vägg, gör du det lättare för dina kollegor att lyssna fokuserat utan att de behöver tänka på vad som händer bakom dig.

Informera kollegor, familjemedlemmar eller vänner att du är i möte:
I dessa tider när det är många som ska dela på det tillfälliga kontoret i köket så kan det vara bra att informera den närmaste omgivning om att ditt möte ska äga rum. Då slipper du att oväntade kommentarer från de tillfälliga ”kollegorna”hemma når de andra mötesdeltagarna.

  • Under mötet

 Utse en mötesledare:
Bestäm en person som leder mötet, förslagsvis den som har bjudit in till mötet. Den personen är ansvarig för att följa agendan, fördela ordet samt se till att alla är inkluderade.

Mötesprotokoll:
Bestäm vem som tar anteckningar eller för protokoll, förslagsvis någon annan än mötesledaren så den personen kan fokusera på att leda mötet.

Mötesagenda:
En mötesagenda hjälper till att skapa struktur och fokus till alla möten, men framförallt ett digitalt möte. Genom att alla har samma bild av vad mötet ska handla om och vad dess syfte är så blir mötet effektivt. Förslagsvis är det mötesledaren som skapar mötesagendan samt är den som är ansvarig för att alla deltagare har den i sin mailkorg innan mötet börjar.

Olika sätt för att undvika att ni pratar i munnen på varandra
Vid videomöten, räck upp handen när du vill prata. Vid andra typer av digitala möten kan man använda chatten som ett verktyg för att berätta när man vill prata.

Undvik störande ljud
Genom att stäng av mikrofonen när det inte är du som pratar så blir det lättare att lyssna på den som pratar.

Ja, nej eller mittemellan
Det kan vara svårt att läsa av kroppsspråk under digitala möten, be därför deltagarna svara tydligt på frågor. Förslagsvis genom att använda den chattfunktion som många mötesprogram har.

  • Efter mötet!
    Bra jobbat! Nu har du genomfört ett lyckat digitalt möte!

Eftersom det finns risk att någon har missat en del av mötet på grund av t.ex. dålig mottagning så kan det vara bra att skicka ut en sammanställning på det viktigaste som beslutades och diskuterades på mötet från mötesprotokollet.

Avslutande tekniska tips:
-Använd headset och undvik prata rakt in i datorns högtalare.
-För bästa uppkoppling, undvik WI-FI om möjligt och använd nätverkskabel.
-Ta aldrig med dig kollegorna på ”teknisk paus”.